Job Analysis

NAMA : NADYA KHAVIRA PUTRI

NPM : 26217746

KELAS : 4EB10

Job Analysis

Metode, Ruang Lingkup, dan Tujuan Analisis Pekerjaan

Menurut Bedjo Siswanto (2003:37) Analisis pekerjaan adalah “Suatu kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai unsur-unsur dan tugas-tugas yang terkandung dalam jabatan”. Analisis Pekerjaan adalah eksplorasi yang sistematis, mempelajari dan mencatat tanggung jawab, tugas, keterampilan, akuntabilitas, lingkungan kerja, dan persyaratan kemampuan pekerjaan tertentu. Analisis pekerjaan juga melibatkan menentukan kepentingan relatif dari tugas, tanggung jawab dan keterampilan fisik dan emosional untuk pekerjaan yang diberikan.

Terdapat tiga metode yang biasanya digunakan dalam Analisis Jabatan atau Analisis Pekerjaan ini. Ketiga Metode Analisis Jabatan tersebut diantaranya :

1. Metode Observasi (Observation Method)

Pada metode analisis jabatan yang menggunakan observasi ini, seorang analis jabatan (orang yang melakukan analisis jabatan) mengamati seorang karyawan dan mencatat semua tugasnya baik yang dilakukannya maupun yang tidak dilakukannya, tanggung jawab maupun bukan tanggung jawabnya, keterampilan yang dibutuhkan, metode atau cara digunakan untuk melakukan tugas serta kemampuan dan mental atau emosional yang dibutuhkan untuk menangani tantangan dan risiko.

2. Metode Wawancara (Interview Method)

Wawancara adalah metode pengumpulan data dan informasi dengan cara mengajukan pertanyaan langsung kepada karyawan. Pada umumnya, terdapat tiga jenis wawancara yaitu wawancara individual yaitu wawancara hanya dengan karyawan terkait, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama dan wawancara dengan penyelia (supervisor) atau atasan karyawan yang bersangkutan yang mengetahui pekerjaan tersebut.

3. Metode Kuesioner (Questionnaire Method)

Metode Kuesioner merupakan salah satu metode pengumpulan data dan informasi untuk analisis jabatan yang sering digunakan. Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab oleh karyawan yang akan dianalisis jabatannya. Kelebihan dari metode kuesioner ini adalah dapat mengumpulkan sejumlah informasi tentang pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat dan biaya yang relatif murah dengan catatan bahwa karyawan dapat secara akurat menganalisis dan mengkomunikasikan informasi tentang pekerjaan mereka.

Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :

a) Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.

b) Job classification,penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.

c) Job evaluation,suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

d) Job desing instructuring,meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

e) Personal requirement/spesifications,berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.

f) Performance appraisal,tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.

g) Worker training,untuk tujuan-tujuan pelatihan.

h) Worker mobility, ,untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.

i) Efficiency,ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.

j) Safety,sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.

k) Human resource planning,ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.

l) Legal/quasi legal requirements,aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

Elemen-elemen Desain Pekerjaan

Elemen Desain Pekerjaan meliputi :

1. Elemen organisasional

Elemen organisasi pada desain pekerjaan bersangkutan dengan efisiensi, yaitu akan mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran yang maksimal. Bila karyawaan bekerja berulang-ulang, sampai batas tertentu tingkat keluaran biasanya lebih tinggi. Dalam elemen organisasi meliputi :

a) Pendekatan mekanistik, adalah upaya suatu organisasi dalam mencapai sesuatu yang diinginkan. Untuk mencapai hal tersebut membutuhkan team, ada pemimpin atau pelatih yang bisa memimpin dengan baik, dan juga dalam melaksakannya harus bekerja sama. Pendekatan mekanistik bisa diartikan juga sebagai cara melakukan sesuatu dengan team.

b) Aliran kerja, aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengarui dengan sifat produk dan jasa, biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan.

c) Praktek-praktek kerja, adalah cara pelaksanakan kerja yang ditetapkan. Metode-metode ini bisa terbentuk dari tradisi, atau kesepakan oleh para karyawan, atau bisa juga bagian kontrak kerja manaemen.

2. Elemen lingkungan

Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya karyawan berpotensi. Dalam hal ini meliputi dua hal, yaitu eksternal dan internal. Internal adalah tersedianya karyawan-karyawan yang memiliki potensi baik dalam melaksakan bidangnya. Sedangkan eksternal adalah pengaruh dari masyarakat. Disamping itu, para karyawan yang yang mempunyai pendidikan semakin tinggi akan mempunyai penghargaan yang tinggi dalam kualitas pekerjaanya.

3. Elemen keperilakuan

Ada beberapa elemen keprilakuan yang perlu di pertimbangkan dalam desain pekerjaan, diantaranya:

a) Otonomi, bagaimana karyawan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan bertanggung jawab dengan apa yang dilakukan.

b) Variasi pekerjaan, bagaimana karyawan dapat melakukan pekerjaan yang tidak membosankan, karena kebosanan akan menimbulkan kelehan, dan kelelahan mengakibatkan kesalahan dalam melakkan pekerjaan.

c) Identitas tugas, suatu pekerjaan harus mempunyai identitas, agar karyawan-karyawan itu mempunyai rasa tanggung jawab saat melakukan pekerjaannya.

d) Umpan balik, biala pekerjaan memberikan umpan balik tentang seberapa baik pekerjaan, maka karyawan akan mempunyai motivasi untuk melaksanakannya dengan baik.

Trade-off Keperilakuan dan Efisiensi

Efisiensi adalah suatu ukuran keberhasilan sebuah kegiatan yang dinilai berdasarkan besarnya biaya/ sumber daya yang digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Trade off yang dihadapi oleh pare perancang pekerjaan perusahaan yaitu:

1. Produktivitas versus spesialisasi

Tambahan spesialisasi akan menaikkan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus. Output dapat ditingkatkan dengan mengurangi spesialisasi pekerjaan.

2. Kepuasan kerja versus spesialisasi

Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan spesialisasi, dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja akan menurun. Pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu untuk melakukannya. Kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan identitas tugas. Produktivitas terus naik bile kebaikan spesialisasi lebih besar daripada kelemahan akibat ketidakpuasan.

3. Proses belajar versus spesialisasi

Pekerjaan yang sangat terspesialisasi lebih mudah dipelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar (ditunjukkan oleh garis putus-putus). Pekerjaan yang tidak terspesialisasi memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari.

4. Perputaran karyawan versus spesialisasi

Spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat dipelajari, tapi biasanya kepuasan yang diperoleh lebih rendah, kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga keda tinggi (turn over manpower).

Proses Analisis Pekerjaan

Berikut ini adalah urutan proses yang harus dilakukan manajer SDM maupun organisasi untuk menjalankan analisis pekerjaan :

1. Identifikasi Analisis Pekerjaan Tujuan

Baik proses apa pun sia-sia sampai tujuannya tidak diidentifikasi dan didefinisikan. Oleh karena itu, langkah pertama dalam proses adalah menentukan kebutuhan dan output yang diinginkan. Menghabiskan upaya manusia, energi, dan uang tidak berguna sampai manajer SDM tidak tahu mengapa data harus dikumpulkan dan apa yang harus dilakukan dengannya.

2. Siapa yang Akan Melakukan Analisis Pekerjaan

Langkah kedua terpenting dalam proses analisis pekerjaan adalah memutuskan siapa yang akan melakukannya. Beberapa perusahaan lebih suka menyelesaikannya dengan departemen SDM mereka sendiri sementara beberapa menyewa konsultan analisis pekerjaan. Konsultan analisis pekerjaan mungkin terbukti sangat membantu karena mereka menawarkan saran, pedoman, dan metode yang tidak bias. Mereka tidak memiliki suka pribadi dan tidak suka ketika datang untuk menganalisis pekerjaan.

3. Bagaimana Melakukan Proses

Menentukan cara di mana proses analisis pekerjaan perlu dilakukan tentu merupakan langkah selanjutnya. Diperlukan pendekatan terencana tentang bagaimana menjalankan seluruh proses untuk menyelidiki pekerjaan tertentu.

4. Pengambilan Keputusan Strategis

Sekarang adalah waktu untuk membuat keputusan strategis. Ini tentang menentukan sejauh mana keterlibatan karyawan dalam proses, tingkat rincian yang harus dikumpulkan dan dicatat, sumber dari mana data akan dikumpulkan, metode pengumpulan data, pemrosesan informasi dan pemisahan data yang dikumpulkan.

5. Pelatihan Analis Pekerjaan

Selanjutnya adalah untuk melatih analis pekerjaan tentang bagaimana melakukan proses dan menggunakan metode yang dipilih untuk pengumpulan dan pengodean ulang data pekerjaan.

6. Persiapan Proses Analisis Pekerjaan

Mengkomunikasikannya dalam organisasi adalah langkah selanjutnya. Manajer SDM perlu mengkomunikasikan semuanya dengan baik sehingga karyawan menawarkan dukungan penuh mereka kepada analis pekerjaan. Tahap ini juga melibatkan persiapan dokumen, kuesioner, wawancara, dan formulir umpan balik.

7. Pengumpulan Data

Berikutnya adalah mengumpulkan data terkait pekerjaan termasuk kualifikasi pendidikan karyawan, keterampilan dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, kondisi kerja, aktivitas kerja, hierarki pelaporan, sifat-sifat manusia yang diperlukan, aktivitas pekerjaan, tugas dan tanggung jawab yang terlibat dan perilaku karyawan.

8. Dokumentasi, Verifikasi dan Peninjauan

Dokumentasi yang tepat dilakukan untuk memverifikasi keaslian data yang dikumpulkan dan kemudian meninjaunya. Ini adalah informasi akhir yang digunakan untuk menjelaskan pekerjaan tertentu.

9. Mengembangkan Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan

Sekarang adalah saatnya untuk memisahkan data yang dikumpulkan menjadi informasi yang berguna. Deskripsi Pekerjaan menggambarkan peran, aktivitas, tugas, dan tanggung jawab pekerjaan sementara spesifikasi pekerjaan adalah pernyataan kualifikasi pendidikan, pengalaman, ciri-ciri pribadi, dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu.

Job Analysis

Jenis Analisis Pekerjaan

Menurut Gomes (2003:99-101) terdapat dua jenis analisis pekerjaan, yaitu :

1. Analisis Pekerjaan Tradisional

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, yakni :

a) Tanggungjawab (responsibilities), merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggungjawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pengendalain pelaksanaan.

b) Kewajiban-kewajiban (duties) umum dari seorang yang sedang memegang suatu kedudukan dan;

c) Kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.

2. Analisis Pekerjaan yang Berorientasikan Hasil

Analisis pekerjaan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi kepada para pekerja, dan keterkaitan antara tugas-tugas, standar-standar, kecakapankecakapan, dan kualifikasikualifikasi minimal. Oleh karena itu, analisis pekerjaan ini memuat keterangan-keterangan yang berkisar pada pernyataan-pernyataan, seperti :

a) Task merupakan perilakuperilaku, kewajiban-kewajiban atau fungsi yang penting bagi suatu pekerjaan.

b) Conditions merupakan bagaimana sifat dasar pada pekerjaan, atau syarat-syarat yang diperlukan agar pekerjaan itu terlaksana.

c) Standards merupakan harapanharapan performansi obyektif yang diberikan pada setiap tugas, yang dituangkan menurut ketentuan standar kuantitas, kualitas, atau ketepatan waktu yang benar-benar dikaitkan dengan tujuan organisasi.

d) SKAs merupakan kecakapan, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang diterima.

e) Qualifications merupakan pendidi kan dan pengalaman serta kualifikasi lain yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa para pekerja mempunyai SKAs yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.

Sifat dari Analisis Jabatan

Prosedur untuk menetapkan tugas & tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu. Melalui analisis jabatan diperoleh informasi:aktivitas kerja, perilaku manusia, mesin-alat-perlengkapan-bantuan kerja yang digunakan, standar kinerja, konteks jabatan & tuntutan manusiawi.

Metode Mengumpulkan Informasi Analisis Jabatan

1. Wawancara : wawancara individual, wawancara kelompok dan wawancara penyelia dengan beberapa pertanyaan khas : apa saja yang dilakukan oleh jabatan, apa yang merupakan tugas utama dari posisi anda? apa persisnya yang anda lakukan? dll.

2. Kuesioner : meminta karyawan mengisi kuesioner utk menggambarkan tugas2 yg berkaitan dgn jabatan dan tanggung jawab mereka.

3. Observasi : dpt bermanfaat bila jabatan2 terutama terdr kegiatan yg dpt diobservasi secara fisik (penjaga gedung,pekerja lini perakitan & pegawai akunting).

4. Buku Harian (diary/logs) peserta.

Klasifikasi Pekerjaan (Job Classification)

Klasifikasi pekerjaan merupakan suatu metode atau sistem untuk memetakan pekerjaan (job) yang ada. biasanya dikaitkan dengan rank atau score yang pada nantinya akan menentukan levelling jabatan seseorang.

Politik Reklasifikasi (The Politics of reclassification)

Daya tangkap politik mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu :

1. Eklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji,

2. Eklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103).

Referensi

https://ilmumanajemenindustri.com/metode-analisis-jabatan-job-analysis-method/

https://irrineayu.wordpress.com/2015/04/17/analisis-pekerjaan-pengertian-tujuan-manfaat-tahapan-jenis-dan-metode/

http://faradillahanjanirohim.web.unej.ac.id/elemen-desain-pekerjaan-msdm/

https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/pengertian-efisiensi.html

http://gioakram13.blogspot.com/2013/05/desain-pekerjaan-dan-informasi-anaisis.html#:~:text=Trade%20off%20yang%20dihadapi%20oleh,pelaksanaan%20tugas%20yang%20terus%20menerus.

https://www.studimanajemen.com/2019/03/proses-analisis-pekerjaan-job-analysis.html

http://seputarpengertian.blogspot.com/2019/02/pengertian-analisis-pekerjaan.html

https://www.studimanajemen.com/2019/03/analisis-pekerjaan-job-analysis.html

https://media.neliti.com/media/publications/225391-urgensi-analisis-pekerjaan-dalam-manajem-e5bc2910.pdf

https://slideplayer.info/slide/2799449/

https://psikotessesuatu.wordpress.com/2012/11/22/job-classification/#:~:text=klasifikasi%20pekerjaan%20merupakan%20suatu%20metode,akan%20menentukan%20levelling%20jabatan%20seseorang.