BAB II Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)

 

NAMA            :           NADYA KHAVIRA PUTRI

NPM               :           26217746

KELAS           :           4EB10

 

BAB II

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

A.    Arti dan Pentingnya Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. Daya pikir adalah kecerdasan yang dibawa lahir (modal dasar) sedangkan kecakapan peroleh dari usaha (belajar dan pelatihan). Kecerdasan tolok ukurnya Intelegence Quotient (IQ). Jika IQ-nya di bawah 79 (tujuh puluh sembilan), kecerdasan kurang. Apabila IQ-nya antara 80-119, kecerdasannya sedang, tetapi apabil IQ-nya di atas 120, kecerdasannya tinggi atau jenius. Kecerdasan dan kecakapan individu diimplementasikan untuk menciptakan ide-ide, inovasi, kreativitas, dan sistem kerja yang terbaik. Emoticon Quality (EQ) adalah kemampuan manusia untuk mengendalikan emosi dan bersosialisasi (bermasyarakat). Apabila IQ didukung EQ maka realisasi pendapatpendapatnya akan disambut baik dan antusias oleh masyarakat.

Daya Fisik Dimaksudkan sebagai kekuatan dan ketahanan seseorang untuk melakukan pekerjaan yang berat dan bekerjanya lama, maupun ketahanannya menghadapi serangan penyakit. Misalnya, ada orang hanya mampu bekerja 4 jam sehari, tetapi ada yang sampai 8-10 jam sehari. Daya fisik sangat penting dan merupakan penentu bagi seseorang untuk dapat mencapai cita-citanya. Manusia adalah orangnya, sedangkan SDM adalah kemampuan totalitas daya pikir dan daya fisik yang terdapat pada orang tersebut. Kualitas SDM harus ditingkatkan supaya produktivitas kerjanya meningkat, sehingga hidup sejahtera tercapai.

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki tiap individu. Pendekatan SDM dibedakan atas pendekatan mikro dan pendekatan makro. Pendekatan mikro diartikan penganalisisan dan pengkajian sumber daya manusia dari ruang lingkup yang lebih sempit dalam perusahaan. Pendekatan makro atau ekonomi SDM, di mana SDM dikaji dan dianalisis secara luas dan menyeluruh, baik nasional maupun internasional. Tenaga kerja adalah orang-orang/SDM yang telah dapat memenuhi syaratsyarat yang ditetapkan dalam Undang-undang Perburuhan di negara bersangkutan.

Perkembangan pendekatan SDM dipengaruhi kemajuan kebudayaan, ilmu pengetahuan, dan hak asasi manusia. Pendekatan terhadap karyawan, antara lain sebagai berikut :

1.      Karyawan dianggap dan diperlakukan sebagai barang dagangan.

2.      Karyawan dianggap dan diperlakukan sebagai SDM.

3.      Karyawan dianggap sebagai mesin.

4.      Karyawan dianggap dan diperlakukan sebagai manusia.

5.      Karyawan dianggap dan diperlakukan sebagai partner.

 

B.     Perencanaan SDM

Perencanaan Sumber Daya Manusia atau Human Resources Planning disingkat PSDM merupakan fungsi pertama dan utama dari Manajemen Sumber Daya Manusia. PSDM diproses oleh perencana (planner) dan hasilnya menjadi rencana (plan). Dalam rencana ditetapkan tujuan dan pedoman pelaksanaan serta menjadi dasar kontrol. Tanpa rencana, kontrol tak dapat dilakukan, dan tanpa kontrol, pelaksanaan rencana baik ataupun salah tidak dapat diketahui. Perencanaan merupakan masalah memilih, yaitu memilih tujuan dan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternatif yang ada, tanpa alternatif, perencanaan pun tidak ada.

Perencanaan sumber daya manusia adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. Tujuan Perencanuan SDM :

1.      Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan.

2.      Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

3.      Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

4.      Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat.

5.      Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.

6.      Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.

7.      Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan.

8.      Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.

 

C.    Metode, Informasi, dan Peramalan SDM

Metode PSDM, dikenal atas metode nonilmiah dan.metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaannya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya, timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan. Metode Ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan-peramalan (forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relatif kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu. Pada metode ilmiah ini, data dan informasinya harus akurat, serta analisis yang baik dan benar.

Data adalah kejadian-kejadian nyata pada masa lampau, baik data sekunder maupun data primer. Informasi adalah hasil proses data serta memberikan informatif kepada penerimanya. Perencanaan SDM baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika informasi tentang job analysis, organisasi, dan situasi persediaan tenaga kerja diperoleh. Job analysis memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alatalat yang dipergunakan. Job description memberikan informasi tentang tugas-tugas dan tanggung jawab seorang pejabat pada suatu jabatan. Job specification memberikan informasi tentang kualifikasi-kualifikasi SDM yang akan menjabat suatu jabatan. Job evaluation memberikan informasi mengenai berat-ringannya pekerjaan, risiko pekerjaan, dan gaji jabatan. Job enrichment memberikan informasi untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu yang sifatnya vertikal. Job enlargement memberikan informasi untuk memperkaya jenis pekerjaan yang sifatnya horizontal. Work simplification memberikan informasi untuk spesialisasi pekerjaan, karena perkembangan perusahaan.

Tujuan peramalan antara lain, untuk hal-hal berikut :

1.      Meramalkan kebutuhan dan persediaan tenaga kerja yang ada.

2.      Meramalkan kemajuan perusahaan dan teknologi sehingga harus dilaksanakan pelatihan dengan kurikulum yang tepat.

3.      Meramalkan kemajuan pendidikan dan peningkatan kemampuan SDM.

4.      Meramalkan kebutuhan akan jenis-jenis kecakapan yang berlainan dan jenis SDM (pria-wanita) pada masa yang akan datang.

5.      Meramalkan kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti usia, UMR, dan jam kerja.

 

D.    Perencanaan, Prosedur, dan Rencana SDM

Perencana (Planner) adalah orang, baik individu maupun kelompok, yang memproses perencanaan (Planning) yang hasilnya menjadi rencana (Plan). Syarat-Syarat Perencanaan SDM :

1.      Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.

2.      Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.

3.      Harus mempunyai pengetahuan luas tentang Job Analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.

4.      Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang

5.      Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.

6.      Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

Prosedur Perencanaan SDM :

1.      Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.

2.      Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.

3.      Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.

4.      Menetapkan beberapa alternatif.

5.      Memilih yang terbaik dari alternatif yang ada menjadi rencana.

6.      Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

Rencana SDM harus baik dan benar, supaya pembinaan dan pengarahan karyawan efektifdan efisien dalam melakukan tugas-tugasnya. Ciri-ciri SDM yang baik dan benar, antara lain sebagai berikut :

1.      Rencana harus menyeluruh, jelas, dan mudah dipahami para karyawan.

2.      Job description setiap personel jelas dan tidak terdapat tumpang tindih dalam pelaksanaan kerja.

3.      Kualitas dan kuantitas serta penempatan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Asas the right man in right place and the man on the right job.

4.      Rencana harus secara jelas menetapkan hubungan kerja, saluran perintah, dan tanggung jawab.

5.      Rencana harus fleksibel dalam pelaksanaannya, tetapi tujuan, pedoman, dan pola dasarnya tetap.

6.      Rencana harus mengatur tentang mutasi (vertical horizontal), peraturan dan sanksi hukuman, pengembangan, cara penilaian dan yang dinilai, dan lain-lain.

7.      Dalam rencana harus terdapat secara jelas hak dan kewajiban para karyawan.

8.      Rencana harus menjadi pedoman, kejelasan tugas pendorong semangat kerja karyawan.

9.      Rencana harus dapat digunakan menjadi alat kontrol yang baik.

 

E.     Perencanaan Fungsi-fungsi SDM

1.      Perencanaan Organisasi

Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengorganisasian, antara lain sebagai berikut :

a)      Besar kecilnya organisasi yang dibutuhkan, supaya efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan.

b)      Tipe organisasi yang paling tepat, apakah organisasi lini, organisasi lini dan staf, organisasi fungsional, atau organisasi komite.

c)      Hubungan-hubungan dan saluran perintah serta tanggung jawab dalam organisasi.

d)     Struktur (Organization Chart) dan jumlah departemen/bagiannya.

e)      Job description untuk setiap jabatan, sehingga tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas dapat dihindarkan.

f)       Rentang kendall setiap departemen/bagian sesuai.

Apabila perencanaan organisasi baik, organisasi akan berjalan efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan yang diinginkan.

2.      Perencanaan Pengarahan

Pengarahan SDM perlu direncanakan agar mereka bekerja giat, efektif, dan efisien membantu tercapainya tujuan perusahaan.

3.      Perencanaan Pengendalian

Pengendalian (controlling) SDM harus direncanakan sebaik-baiknya, supaya pelaksanaan pengendalian efektif. Pengendalian harus mengetahui sedini mungkin terjadinya kesalahan dan melakukan tindakan perbaikan.

4.      Perencanaan Pengadaan

Pengadaan (procurement) SDM harus direncanakan secara baik dan benar supaya kualitas dan kuantitas SDM sesual dengan kebutuhan perusahaan.

5.      Perencanaan Pengembangan

Pengembangan (development) SDM harus direncanakan secara tepat supaya pengembangan dapat meningkatkan produktivitas karyawan masa kini maupun masa depan.

6.      Perencanaan Kompensasi

Kompensasi (compensation) SDM perlu direncanakan dengan baik, supaya dapat mendorong gairah kerja karyawan.

7.      Perencanaan Pengintegrasian

Pengintegrasian perlu direncanakan sebaik-baiknya supaya karyawan termotivasi.

8.      Perencanaan Pemeliharaan

Pemeliharaan (maintenance) perlu direncanakan dengan baik supaya labor turnover relatif rendah.

9.      Perencanaan Kedisplinan

Kedisiplinan sebagai cerminan tanggung jawab karyawan harus direncanakan dengan sebaik-baiknya.

10.  Perencanaan Pemberhentian

Pemberhentian (separation) SDM harus direncanakan dengan sebaik-baiknya agar tidak menimbulkan kesulitan bag' perusahaan. Karena cepat atau lambat semua karyawan akan berhenti dengan alasan } ang beraneka ragam. Setiap karyawan yang berhenti akan membawa biaya (penarikan, seleksi, pengembangan) yang merugikan perusahaan.

 

F.     Audit SDM

Audit SDM merupakan tindak lanjut dari realisasi perencanaan-perencanaan yang telah dilakukan. Audit SDM penting dan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui apakah para karyawan bekerja dengan baik dan berperilaku sesuai rencana. Kepentingan Audit bagi Perusahaan :

1.      Untuk mengetahui prestasi karyawan.

2.      Untuk menetapkan besarnya kompensasi karyawan bersangkutan.

3.      Untuk mengetahui kreativitas dan perilaku karyawan.

4.      Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi (vertikal atau horizontal) an atau diberhentikan.

5.      Untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainnya.

Tujuan Audit SDM :

1.      Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

2.      Untuk mengetahul apakah semua karyawan dapat meyelesaikan job description-nya dengan baik dan tepat waktu.

3.      Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap karyawan.

4.      Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada setiap karyawan.

5.      Sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi vertikal (promosi atau demosi), horizontal, dan atau alih tugas bagi karyawan.

6.      Dll.

Pelaksanaan audit SDM dilakukan oleh atasan langsung dan manajer urusan SDM, baik secara individual maupun kolektif. Audit SDM dilakukan secara formal dan informal, baik langsung maupun tidak langsung (laporan tertulis). Tindak Lanjut Audit SDM :

1.      Apabila nilai auditnya baik, diberikan kenaikan balas jasa (gaji dan atau kesejahteraan karyawan), dipromosikan, dan atau penghargaan seperti bintang jasa, piagam, dan lain-lain.

2.      Jika nilai auditnya kurang/jelek dikenakan hukuman seperti gajinya tidak dinaikkan, demosi, dan atau diberhentikan.

Ruang lingkup audit SDM, cara, sistem, metode penilaian, dan penilai harus diinformasikan secara jelas kepada karyawan supaya mereka mengetahuinya. Ruang lingkup audit SDM, yaitu what, why, where, when, who, and how disingkat 5W + 1 H.